Conseils pour mettre en oeuvre la méthodologie du tableau Kanban efficacement

Avant toute chose il est important de savoir à quoi sert la méthode Kanban avant de la mettre en place au sein de vos projets.  

La méthodologie du tableau Kanban est un système de gestion visuelle des tâches qui trouve ses racines au Japon. Il permet aux équipes de visualiser leur flux de travail de manière transparente, identifier les goulots d'étranglement, limiter les surcharges de travail et améliorer la productivité. 

Pourquoi le Kanban aide-t-il autant à l’efficacité ? Avec cette technique visuelle sous forme de tableau, il est tout de suite plus facile d’y voir plus clair sur l’avancement des tâches et des projets. Sa simplicité, avec 3 cases différentes “à faire”, “en cours” et “terminé”, permet une visualisation très rapide et compréhensible pour tous. Chaque étape du projet, assignée à une personne, avance alors à son rythme de la case “A faire” vers la case “Terminé”. 

Mais comment mettre en place cette méthodologie au sein de votre entreprise ? Intégrer le tableau Kanban à votre organisation est très simple et ludique pour tous, il vous suffit de suivre quelques étapes.  

Le tableau Kanban : par où commencer ?  

Pour pouvoir mettre en place la méthodologie du tableau Kanban au sein de votre entreprise, vous devez dans un premier temps comprendre les différentes étapes qui vous mèneront à la réussite de votre projet et les personnes impliquées si vous êtes plusieurs. 

Vous devrez ensuite découper le travail en plusieurs petites tâches que vous allez ensuite assigner à vos collaborateurs. Une fois que cela est effectué, il sera beaucoup plus simple d’intégrer le tableau Kanban à votre organisation. 

Quel type de tableau choisir pour le Kanban ?  

A l’origine, le tableau Kanban s’effectuait sur un grand tableau blanc avec seulement 3 colonnes et des post-it représentant les missions. Dans votre tableau, créez 3 colonnes avec les mentions “A faire”, “En cours” et “Terminé”. 

À chaque avancement d’une tâche du projet, la personne concernée par le travail se chargera de faire avancer son post-it vers la case “En cours” ou “Terminé”.  

Si vous préférez avoir un tableau tangible, cette technique peut très bien fonctionner. Mais de nos jours, il est plus simple d’utiliser des outils de gestion de projet en ligne bénéficiant d’un tableau Kanban.  

Ces outils vous permettent de garder votre organisation à distance si vous effectuez vos tâches en télétravail ou avec plusieurs collaborateurs. La collaboration dans votre entreprise sera tout de suite beaucoup plus facile. De plus, les tableaux Kanban en ligne conservent un historique complet de toutes les activités, y compris les modifications apportées aux cartes, les commentaires et les mouvements. Cela offre une traçabilité précieuse pour l'analyse post-projet et l'amélioration continue. 

Comment gérer un projet sur un Kanban ? 

Avant de vous jeter sur le tableau en mettant tout le travail dans la case “A faire” vous devez d’abord savoir prioriser les missions.  

La méthodologie du tableau Kanban veut dans un premier temps vous fixiez un nombre maximum de "cartes” dans chaque colonne du tableau afin de ne pas surcharger votre équipe. Ce nombre maximum dépend du nombre de personnes dans votre équipe ainsi que la quantité de travail qu'ils sont capables de faire. Ainsi, pour déterminer ce nombre, vous devez d'abord en discuter avec vos collaborateurs.  

Dès que cela est fait, il faudra prioriser les tâches afin de savoir quelles “cartes” apparaîtront en première dans le tableau. Laissez ensuite l’avancement se faire naturellement dans le tableau pour ensuite ajouter de nouvelles tâches à la case “A faire”. Assurez-vous de suivre de près le flux de travail pour repérer les éventuels blocages ou retards. 

Si vous remarquez qu’une carte “tâche” reste sur la même colonne pendant un moment, il est essentiel de comprendre pourquoi cette mission prend plus de temps que les autres et d’identifier un potentiel problème rencontré par la personne qui gère la tâche. Il y a peut-être un problème avec la compréhension du travail à faire ou des informations manquantes pour effectuer la mission.  

Le tableau Kanban est très efficace pour déterminer où se situe les problèmes. Ainsi, si vous remarquez un avancement anormal de certaines tâches, vous devez travailler dessus et vous informer auprès de vos collaborateurs pour comprendre ce qui empêche l’avancement du travail.  

L'avantage d’effectuer la méthodologie du tableau Kanban sur un outil de gestion de projet en ligne est que vous pourrez mesurer vos performances à l’aide des métriques que vous mettent à disposition ce genre d’outil. Vous pourrez alors savoir le temps nécessaire qu'il vous a fallu pour effectuer un “cycle” ou bien même votre taux de réussite 

Ces données vous permettront de savoir à quel point votre équipe est efficace et surtout connaitre les axes d’amélioration pour vos futurs projets.  

Déployer la méthode Kanban dans votre entreprise semble alors être un jeu d’enfant alors que celle-ci augmentera considérablement votre productivité. Il existe de multiples autres méthodes de gestion de projet mais celle-ci reste la plus simple à mettre en place pour les débutants ainsi que celle qui vous apportera le plus de résultat sur le court terme.