Comment correctement utiliser un outil de ticketing ?
Il est possible que votre entreprise ait opté pour un logiciel de ticketing pour gérer les différentes demandes de la part de vos clients. Cependant il ne suffit pas d'adopter un logiciel de ticketing pour améliorer instantanément la relation avec vos clients, il faut encore savoir bien utiliser ce logiciel afin qu’il vous fasse bénéficier de ses avantages.
En effet, un logiciel de gestion de client devrait vous permettre d’être beaucoup plus efficace dans la gestion des problèmes avec les clients, s’il semble que cela n’est pas le cas pour votre entreprise, ce n’est pas le logiciel qui est défaillant c’est votre utilisation de celui-ci qui n’est pas bonne.
Il vous suffit juste d’optimiser l’utilisation de votre logiciel déjà présent dans votre entreprise en suivant ces quelques conseils.
Bien configurer votre logiciel de ticketing
L’une des premières choses que vous devez faire lorsque vous commencez à utiliser un logiciel de ticketing est de configurer correctement la plateforme. Pour cela, ajoutez bien tous vos collaborateurs avec qui vous aurez l’occasion de travailler.
Formez les groupes nécessaires sur le logiciel en rassemblant chaque pôle ou personnes liées en prenant le temps de bien constituer les groupes avec le nom adéquat.
Formation de l’équipe
Une fois que vous avez correctement configuré votre outil de ticketing avec tous vos collaborateurs, vous devez vous assurer que ces utilisateurs savent utiliser la plateforme. Bien que les outils de gestion de clients soient généralement faciles d’utilisation, n’hésitez pas à effectuer une formation rapide sur l’utilisation de votre logiciel afin de donner les instructions nécessaires. La formation permettra à votre équipe de maximiser son efficacité et de tirer pleinement parti des fonctionnalités de la plateforme.
Une fois que vous aurez effectué cette formation, vous pourrez être sûr que chacun de vos collaborateurs dispose des informations nécessaires pour utiliser le logiciel et vous pourrez ainsi bénéficier des avantages de celui-ci.
Utiliser toutes les fonctionnalités
La plupart des personnes qui payent des abonnements à des logiciels n’utilisent pas toutes les fonctionnalités disponibles sur ceux-ci. Mais pour tirer le meilleur parti de votre plateforme de ticketing, n'hésitez pas à explorer et à utiliser toutes les fonctionnalités disponibles.
Par exemple, les to-do List ont été ajoutées aux fonctionnalités dans les logiciels de ticketing pour permettre aux personnes de savoir les étapes à suivre dans leurs tâches. Ils peuvent alors savoir de quelle manière procéder dans leur travail et savoir surtout où ils en sont. Cela simplifie largement la gestion du travail et il serait donc dommage de ne pas utiliser cette fonctionnalité.
De nombreux logiciels ont intégré l’intelligence artificielle à leurs fonctionnalités pour vous aider à être plus efficace. N’hésitez pas à utiliser pleinement ce genre de fonctionnalité pour vous aider à répondre à des commentaires simples ou pour d’autres utilisations.
Effectuer un suivi régulier
Enfin, le suivi est essentiel pour garantir une utilisation efficace de la plateforme de ticketing. Les logiciels de support client fournissent généralement des données sur votre efficacité et vos performances que vous pourrez ensuite analyser par la suite pour trouver des axes d’amélioration à votre organisation.
La plateforme pourra alors faire ressortir grâce aux données que celle-ci a pu récolter au fil du temps. Ces données sont une représentation de votre efficacité et met en lumière les points sur lesquels vous pourriez vous améliorer.
Si vous suivez chacun de ces conseils, vous serez en mesure d'utiliser efficacement votre plateforme de ticketing pour gérer les demandes de support client de manière plus efficiente, ce qui augmentera automatiquement la satisfaction de vos clients mais aussi l’efficacité au sein de votre entreprise. Votre logiciel de ticketing vous servira alors réellement à quelque chose.
